Provisionssoftware betaler sig, når den tid og de penge, I bruger på at håndtere provision i hånden, er større end det, softwaren koster. For at finde ud af det skal I tælle fire ting: timer i økonomi, sælgernes tid, tid brugt på spørgsmål og tvister, og fejludbetalinger, I aldrig får tilbage. Sammenlign derefter besparelsen med licensen og engangsomkostningen ved at komme i gang. Guiden giver formlen, et regneeksempel hvor hver antagelse er markeret, og et ærligt svar på, hvor meget tvisterne falder.
Hvordan beregner man ROI på provisionssoftware?
Læg sammen, hvad manuel provisionsadministration koster jer om året, vurder hvor meget af det softwaren fjerner, og træk licensen fra. Divider engangsomkostningen med den månedlige nettobesparelse, så får I tilbagebetalingstiden i måneder.
- Årlig besparelse = sparet tid i økonomi + sparet tid for sælgerne + sparet tid på tvister + undgåede fejl
- Årlig nettogevinst = årlig besparelse minus årlig licens
- Tilbagebetalingstid i måneder = engangsomkostning divideret med (årlig nettogevinst / 12)
- ROI første år = (årlig nettogevinst minus engangsomkostning) divideret med (årlig licens + engangsomkostning)
Det svære er ikke formlen. Det er at få ærlige tal ind, fordi det meste af omkostningen ved manuel provision gemmer sig i lønninger og ikke på en faktura.
Hvad koster det at håndtere provision manuelt?
Manuel provision koster tid i økonomi, tid for sælgere og ledere og penge, når fejl bliver udbetalt og aldrig hentet tilbage. Intet af det står som en linje i budgettet, så mål det ved næste periodeafslutning.
| Omkostning | Sådan måler I den | Hvor den viser sig |
|---|---|---|
| Timer i økonomi og administration | Skriv timerne ned ved næste afslutning: eksport, opgørelser, kontrol, lønfil | Sen lønkørsel, overarbejde ved månedsskiftet |
| Sælgernes tid | Spørg sælgerne, hvor lang tid de bruger på at tjekke provision og føre egne regneark | Mindre tid til salg |
| Spørgsmål og tvister | Tæl dem pr. periode, og noter hvor lang tid hver tager at løse | Lederes og økonomis tid, og tillid |
| Fejl, der ikke hentes tilbage | Overbetalinger fra de seneste 12 måneder, der blev fundet senere og aldrig hentet tilbage | Dækningsbidrag |
| Afhængighed af en person | Spørg, hvad der sker, hvis den person, der ejer regnearket, stopper | Svær at sætte pris på, så hold den uden for beregningen |
Ordbogens opslag om provisionssoftware har en hurtig udgave af beregningen af timer i økonomi.
Regneeksempel: tilbagebetalingstid for et team med 12 sælgere
Alle tal i eksemplet er antagelser, valgt for at vise metoden. De er ikke benchmarks eller undersøgelsesresultater, og licensen er ikke et tilbud fra Prowi. Erstat hvert tal med jeres egne.
Antagelser
| Antagelse | I dag (manuelt) | Med provisionssoftware |
|---|---|---|
| Sælgere, der får provision hver måned | 12 | 12 |
| Timer i økonomi pr. måned på provision | 16 | 4 (gennemgang og godkendelse) |
| Fuld omkostning pr. time i økonomi | 450 kr. | 450 kr. |
| Timer pr. sælger pr. måned brugt på at tjekke provision | 1 | 0,25 |
| Omkostning pr. sælgertime | 375 kr. | 375 kr. |
| Spørgsmål eller tvister pr. måned | 4 | 1 |
| Timer til at løse en (leder og økonomi) | 1,5 | 1,5 |
| Omkostning pr. ledertime | 525 kr. | 525 kr. |
| Fejludbetalinger pr. år, der aldrig hentes tilbage | 8 | 2 |
| Gennemsnitlig størrelse på en fejl, der ikke hentes tilbage | 2.250 kr. | 2.250 kr. |
| Licens pr. sælger pr. måned (antaget, ikke et tilbud) | 375 kr. | |
| Engangsomkostning: intern tid plus eventuelt opstartsgebyr | 22.500 kr. |
Resultat
| Omkostning | Manuelt pr. år | Med software pr. år | Besparelse |
|---|---|---|---|
| Tid i økonomi | 86.400 kr. | 21.600 kr. | 64.800 kr. |
| Sælgernes tid | 54.000 kr. | 13.500 kr. | 40.500 kr. |
| Spørgsmål og tvister | 37.800 kr. | 9.450 kr. | 28.350 kr. |
| Fejl, der ikke hentes tilbage | 18.000 kr. | 4.500 kr. | 13.500 kr. |
| I alt | 196.200 kr. | 49.050 kr. | 147.150 kr. |
Licensen i eksemplet er 12 sælgere × 375 kr. × 12 måneder = 54.000 kr. om året. Det giver en årlig nettogevinst på 147.150 kr. minus 54.000 kr. = 93.150 kr., eller 7.763 kr. om måneden. Engangsomkostningen på 22.500 kr. er tjent hjem på 22.500 kr. / 7.763 kr. = 2,9 måneder. ROI det første år er (93.150 kr. minus 22.500 kr.) / (54.000 kr. + 22.500 kr.) = 70.650 kr. / 76.500 kr., eller cirka 92 %.
Hvilke besparelser bærer regnestykket?
Test resultatet ved kun at tælle de besparelser, I er mest sikre på:
| Besparelser medregnet | Årlig nettogevinst | Tilbagebetalingstid |
|---|---|---|
| Kun tid i økonomi | 10.800 kr. | 25 måneder |
| Tid i økonomi og sælgernes tid | 51.300 kr. | 5,3 måneder |
| Alle fire linjer | 93.150 kr. | 2,9 måneder |
Eksemplet er bevidst ærligt om sit svage punkt. Ved denne teamstørrelse dækker tiden i økonomi alene knap licensen. Regnestykket hviler på sælgernes tid, tvister og fejl, så det er de antagelser, I skal tjekke grundigst med jeres egne data. Betragt sælgernes tid som salgskapacitet frem for kontanter: Den er kun penge værd, hvis den bliver brugt på salg.
Hvor hurtigt tjener provisionssoftware sig hjem i forhold til manuel provision?
Med antagelserne ovenfor på cirka tre måneder. Tæller man kun tiden i økonomi, tager det cirka to år. Jeres eget tal afhænger af, hvor mange sælgere I udbetaler provision til, hvor komplekse planerne er, og hvor ofte aftaler ændres efter lønudbetalingen.
Uret starter ved go-live, ikke ved underskriften. De fleste teams er i gang med Prowi på cirka to uger, så den første hele periode i systemet er der, hvor besparelsen i økonomi først viser sig. Vil I have beregningen lavet for jer, tager business case-beregneren fire tal, som jeres økonomiafdeling allerede har, og tæller kun tid og overbetalinger med.
Hvor meget falder antallet af provisionstvister med beregning i realtid?
Der findes ikke et pålideligt tal for branchen. Procentsatser, I kan støde på, bygger som regel på en leverandørs egne kunder, uden en kontrolgruppe eller en fælles definition af en tvist, så vi citerer ikke nogen. Det, der kan forklares, er, hvorfor tvisterne falder: De kommer fra få årsager, og live opgørelser og et godkendelsesflow fjerner de fleste af dem.
| Årsag til en tvist | Hvad fjerner den |
|---|---|
| Sælgeren kan ikke se, hvordan tallet er regnet ud | En opgørelse, der opdateres live, aftale for aftale, i sælgerens app |
| En manglende eller forkert aftale opdages efter udbetalingen | Sælgeren ser hver aftale i løbet af perioden og siger til, før perioden lukker |
| En regel bruges forskelligt fra måned til måned | Planens regler bruges ens på hver aftale i hver periode |
| En korrektion eller clawback kommer som en overraskelse | Korrektionen står som sin egen linje på opgørelsen |
| Ingen tjekkede tallene før lønkørslen | Når perioden lukker, afventer opgørelsen godkendelse og godkendes, før den når lønnen |
| Sælgeren er uenig i selve reglen | Det løser software ikke. Det gør en klart skrevet plan |
Vil I måle jeres egen effekt, så tæl tvister pr. periode i tre perioder før og tre efter go-live, med samme definition hver gang. Det tal hører hjemme i jeres business case. Mere om forebyggelse i undgå provisionstvister og i ordbogens opslag om provisionstvist.
Hvornår kommer gevinsten efter indførelse af automatisk provision med live opgørelser?
Omkostningerne kommer først, og besparelserne følger periode for periode. Tid i økonomi er den første besparelse, I kan se, ved den første afslutning i systemet. Færre spørgsmål og tvister skal have to eller tre perioder for at vise sig som en tendens. Fejl og clawbacks, der bliver fanget i tide, viser sig over det første år.
| Hvornår | Hvad I kan måle |
|---|---|
| Implementering, cirka to uger | Engangsomkostning: intern tid og eventuelt opstartsgebyr |
| Første periodeafslutning | Timer i økonomi ved afslutningen sammenlignet med før |
| Anden og tredje periode | Spørgsmål og tvister pr. periode |
| Første år | Korrektioner og clawbacks fanget, overbetalinger undgået |
Ofte stillede spørgsmål
Hvilken timepris skal vi bruge?
Den fulde omkostning: løn plus pension, feriepenge og overhead. Spørg økonomi, hvilket tal de bruger internt, og brug det samme for hver rolle, I medregner.
Skal sælgernes tid tælle med i ROI?
Tæl den med, men kald den kapacitet. Den bliver kun til penge, hvis tiden bruges på salg, så vis resultatet både med og uden, som i eksemplet.
Er underbetalinger også en omkostning?
Ja, men ikke på dækningsbidraget. En underbetaling, der rettes senere, koster tid og tillid frem for penge. Det er overbetalinger, der aldrig hentes tilbage, der koster dækningsbidrag.
Hvad hvis regnestykket ikke går op for os?
Så kan et regneark stadig være det rigtige værktøj. Regn på det igen, når I får flere sælgere eller planer. Se provisionsberegner vs. provisionssystem for tegnene på, at I er vokset fra det, og tjek jeres plan med provisionsplan-tjekket.
Hvilke fejl fjerner automatisering?
Primært dem, der skyldes manuelle trin mellem CRM og regneark. Hele listen med årsager står i hvorfor provision beregnes forkert, og guiden til implementering viser, hvad det kræver at komme dertil.
Se hele flowet på siden om provisionssoftware, regn på jeres egne tal i beregnerne, eller book en demo og tag jeres tal med.