Provisionsberegner vs. provisionssystem: hvad er forskellen?

En provisionsberegner regner ud, hvad en aftale eller en periode giver, ud fra de tal, du taster ind. Et provisionssystem laver den samme beregning automatisk på data fra jeres CRM og økonomisystem og kører derefter processen omkring den: en opgørelse til hver sælger, godkendelser, clawbacks og korrektioner og overførslen til lønnen. Beregningen er den lette del. Processen er det, et system tilføjer, og det er her, regneark og beregnere ikke slår til, når teamet vokser.

Hvad er forskellen på en provisionsberegner og et provisionssystem?

Otte funktioner adskiller dem: hvor data kommer fra, hvordan beregningen sker, opgørelser, godkendelser, clawbacks og korrektioner, løn, hvad sælgerne kan se, og sporbarhed. En beregner, hvad enten det er et webværktøj eller et regneark, dækker beregningen af de tal, du giver den. Et provisionssystem dækker alle otte.

Har I kun brug for den første række, er en beregner det rigtige værktøj. Genkender I de andre syv som arbejde, nogen gør i hånden hver måned, kører I allerede en proces for provisionsadministration, bare uden systemet.

Hvornår er en provisionsberegner nok?

En beregner er nok, når nogle få sælgere er på en enkel plan, rettelser er sjældne, og en person kan tjekke hvert tal i hånden på en times tid. Den er også det rigtige værktøj til at teste en plan, før I ruller den ud.

Prowis gratis beregnere dækker de almindelige tilfælde: provisionsberegneren til faste satser, trin, acceleratorer og dækningsbidrag, beregneren til delt provision til aftaler med flere sælgere og resten af beregnerne til feriepenge, kvoter og OTE.

Hvornår har man brug for et provisionssystem?

I har brug for et system, når processen koster mere end selve beregningen. Tegnene er praktiske, ikke et bestemt antal sælgere:

• Flere planer, eller planer med trin, acceleratorer, deling eller lofter.
• Aftaler, der ændres efter lønudbetalingen: rabatter, annulleringer, kreditnotaer, ny ejer.
• Sælgere, der fører deres eget regneark for at tjekke jeres tal.
• Spørgsmål og tvister ved hver lønudbetaling.
• Kun en person forstår formlerne, og det er et problem, når vedkommende har ferie.
• Månedsafslutning eller lønkørsel, der venter på provisionen.

Før I flytter en plan ind i et system, så tjek, at den er klar nok til at blive automatiseret. Det gratis provisionsplan-tjek tager få minutter.

Ordbogen forklarer provisionssoftware og ICM, og guiden til provisionssoftware gennemgår, hvordan I vælger.

Hvad er forskellen på beregning i realtid og beregning i batch?

Batchberegning kører en gang pr. periode, typisk efter månedens udgang på en eksport. Beregning i realtid kører, hver gang en aftale ændres i CRM'et. Forskellen betyder noget, fordi fejl bliver fundet i løbet af perioden, mens de stadig kan rettes, i stedet for efter at pengene er udbetalt.

Realtid ændrer også, hvad sælgerne ser. En sælger, der kan se provisionen på en aftale, så snart den lukkes, og opdage en manglende aftale samme dag, har ikke meget grund til at føre et skyggeregneark. Prowi beregner provisionen live på data fra CRM og økonomisystem og viser den i sælgerens app. Indlægget om provision i realtid handler om effekten på sælgerne.

Hvilke værktøjer automatiserer beregning og udbetaling af SPIFFs og bonusser?

Et provisionssystem, der behandler en SPIFF eller en bonus som endnu en regel i planen, beregnet på de samme data og udbetalt gennem samme opgørelse, godkendelse og løn som provisionen. En beregner kan regne en bonus ud, men den kan ikke udbetale den, og en SPIFF, der køres fra et regneark, ender ofte som en manuel linje i lønnen.

Tjek, om en kort kampagne kan tilføjes uden at bygge planen om, om sælgerne kan følge deres fremskridt under kampagnen, og om udbetalingen står på den normale opgørelse. Prowi kører også konkurrencer og leaderboards på data fra CRM'et. Se guiden til SPIFF-programmer for, hvordan I designer en.

Hvad skal man kigge efter i automatiske clawbacks og tilbagevirkende rettelser?

Kig efter tre ting. Systemet genberegner den gamle periode med de regler, der gjaldt dengang. Forskellen står som sin egen linje på en senere opgørelse, så sælgeren kan se, hvilken aftale den vedrører. Og planen kan begrænse, hvor meget der trækkes pr. periode.

Spørg også, hvad der udløser en genberegning: et ændret beløb i CRM, en kreditnota i økonomisystemet, en aftale der flyttes til tabt. I Prowi bliver en aftale, der ændres efter lønudbetalingen, genberegnet med de oprindelige regler, og forskellen lægges på den næste åbne opgørelse. I kan prøve det i beregneren til clawbacks og korrektioner, og guiden til clawbacks gennemgår, hvad der skal stå i aftalen. Mekanikken er den samme, uanset om modtageren er en medarbejder eller en partner, så længe aftaledata indeholder den oplysning, der udløser clawbacken.

Skal man bygge sit eget provisionsværktøj?

Beregningen er hurtig at bygge. Det er alt det omkring den, der gør hjemmebyggede værktøjer dyre: opgørelser, godkendelser, korrektioner, lønfiler, adgang for sælgerne, historik over planversioner og hver ændring af planen næste år.

Typiske fejl, når virksomheder bygger deres eget provisionsværktøj

• Værktøjet bygges til årets plan, så næste års plan kræver en ombygning.
• Ingen historik: Når en regel ændres, kan ingen genberegne en gammel periode med den gamle regel.
• Korrektioner og clawbacks håndteres uden for værktøjet.
• Kun en udvikler eller analytiker forstår det.
• Intet for sælgerne at kigge på, så spørgsmålene går stadig til økonomi.

Hvornår bør man udskifte et internt provisionsværktøj?

Udskift det, når en planændring kræver en udvikler, når ejeren stopper, når økonomi stadig tjekker resultatet i hånden, eller når sælgerne ikke stoler på det. Skal I forklare det for ledelsen, så sæt tal på den tid og de fejl, det koster i dag. Indlægget om ROI på provisionssoftware viser hvordan.

Ofte stillede spørgsmål

Er et provisionssystem det samme som ICM-software?

I store træk ja. ICM (incentive compensation management) er den bredere kategori for software, der beregner og administrerer variabel løn. Provisionssystemer er den del af den, der håndterer provision fra data til udbetaling.

Kan et regneark fungere som provisionssystem?

Et regneark kan rumme beregningen, men ikke processen. Det kan ikke selv læse CRM'et, køre en godkendelse, holde styr på en korrektion eller sende en fil til lønnen, uden at nogen gør det i hånden.

Erstatter et provisionssystem lønsystemet?

Nej. Det afgør, hvad hver sælger har tjent, får det godkendt og sender det godkendte beløb videre til lønnen. Lønsystemet udbetaler det stadig, med skat og feriepenge.

Hvor lang tid tager det at gå fra regneark til system?

De fleste teams er i gang med Prowi på cirka to uger. Guiden til implementering af provisionssoftware viser tidsplanen uge for uge, og hvad I skal forberede.

Hvilke fejl fjerner et system?

Mest dem, der skyldes manuelle trin: manglende aftaler, forkerte beløb, forkerte trin og forkerte perioder. Hele listen står i hvorfor provision beregnes forkert.

Se, hvordan provisionssoftware kører hele flowet fra CRM til løn, eller book en demo med jeres egen plan.