De fleste teams er i gang med Prowi på cirka to uger. Det er sjældent softwaren, der bestemmer tidsplanen. Det er, hvor hurtigt I kan skrive provisionsreglerne ned, give adgang til de data, planerne betaler på, og tjekke en periode, I allerede har udbetalt. Guiden svarer på de spørgsmål, købere stiller, før de skriver under: hvor lang tid implementeringen tager, hvor meget arbejde den kræver af økonomi, salg og IT, og hvad I skal forberede.
Hvor lang tid tager implementering af provisionssoftware?
For et salgsteam med et CRM og skriftlige provisionsplaner er cirka to uger fra opstart til go-live et realistisk mål, og det er, hvad de fleste Prowi-kunder oplever. Det tager længere tid, når reglerne kun findes i et regneark eller i hovedet på en person, når de tal, planen betaler på, ligger uden for CRM'et, eller når flere selskaber, lande eller valutaer er med.
Spørg enhver leverandør, hvad "live" betyder. En brugbar definition: Sælgerne kan se deres opgørelser, og en rigtig periode er beregnet, godkendt og sendt videre til lønnen. Alt før det er en demo med jeres data.
Tidsplan uge for uge
Tabellen viser en typisk plan på to uger. I praksis overlapper trinene, og rækkefølgen betyder mere end de præcise dage.
| Hvornår | Hvad sker der | Hvem er med hos jer |
|---|---|---|
| Før opstart | Saml de skriftlige planer, en liste over alle, der får provision, de seneste udbetalte opgørelser og adgangsoplysninger til jeres systemer | Salgschef, økonomi |
| Uge 1, dag 1 til 2 | Opstartsmøde. Gennemgå hver plan, og skriv hver regel ned i almindelige ord, også kanttilfældene: hvad der tæller som lukket, hvilken dato der afgør perioden, deling og clawbacks. Godkend den skrevne version | Salgschef eller planejer |
| Uge 1, dag 3 til 5 | Forbind CRM og eventuelt økonomi- eller abonnementssystem. Vælg de felter, planerne skal bruge. Tjek, at en lukket periode har samme antal aftaler og samme total som kilden | CRM-ansvarlig |
| Uge 2, dag 1 til 3 | Opsæt personer, teams, planer og godkendelsesflow. Beregn en tidligere periode | Planejer, ved spørgsmål |
| Uge 2, dag 4 til 5 | Sammenlign den beregnede periode med det, I faktisk udbetalte, og forklar hver forskel. Giv sælgerne adgang | Økonomi, salgschef |
| Første periodeafslutning | Opgørelserne går til afventer godkendelse, bliver godkendt og sendes videre til lønnen | Godkendere, løn |
Det ene trin, I ikke må springe over, er den skriftlige godkendelse af reglerne, før noget bliver bygget. At bygge på et gæt, sende tal ud, høre at de er forkerte og starte forfra er det, der gør to uger til to måneder.
Hvor meget arbejde skal økonomi regne med ved implementeringen?
Økonomi leverer primært data og tjekker resultatet. Afdelingen leverer den seneste udbetalte periode, lønformatet og lønarterne og gennemgår sammenligningen mellem det, der blev udbetalt, og det, systemet beregner. De fleste spørgsmål under opsætningen går til den, der ejer provisionsreglerne, typisk salgschefen.
| Rolle | Opgave | Hvornår |
|---|---|---|
| Salgschef eller planejer | Forklarer planerne, godkender de skrevne regler og svarer på spørgsmål under opsætningen | Uge 1 og 2 |
| Økonomi | Leverer de seneste udbetalte opgørelser eller regnearket, gennemgår sammenligningen og bliver som regel godkender | Uge 2 og ved hver periodeafslutning |
| CRM-ansvarlig | Giver adgang, forklarer hvad felterne betyder og retter huller som manglende ejer eller lukkedato | Uge 1 |
| HR eller løn | Bekræfter lønarter, og hvordan godkendt provision skal komme ind i lønsystemet | Før første udbetaling |
| Sælgere | Åbner appen, tjekker første opgørelse og siger til, hvis noget mangler | Go-live |
IT er sjældent nødvendig ud over den CRM-ansvarlige, fordi integrationerne sættes op ved at give adgang, ikke ved at bygge noget.
Hvad skal I forberede før implementeringen?
Forbered reglerne, personerne og data. Kan I aflevere punkterne nedenfor ved opstart, er to uger realistisk.
- Alle provisionsplaner på skrift, i den version sælgerne har skrevet under på. Har I ingen, så start med en provisionsplan-skabelon.
- Alle, der får provision, med deres leder, den person der godkender deres provision, og en stedfortræder til ferier.
- De seneste udbetalte opgørelser eller regnearket, helst et helt kvartal, fordi kvartalsmål, lofter og trin først viser sig over en hel periode.
- For hvert tal, en plan bruger, det system og felt der indeholder det: aftaleværdi i CRM, faktureret omsætning i økonomisystemet, løbende omsætning i abonnementssystemet.
- Adgang til CRM og økonomisystem, eller navnet på den, der kan give den.
- Lønoplysninger: hvilket lønsystem I bruger, lønarterne for provision og bonus, og hvem der modtager lønfilen.
- Kendte kanttilfælde: aftaler der genåbnes, annulleringer, kreditnotaer og sælgere der skifter team midt i en periode.
Er I i tvivl om, hvorvidt jeres plan er klar til at blive automatiseret? Det gratis provisionsplan-tjek giver en score for klarhed, regler, proces og data på få minutter.
Hvordan sætter vi dataintegrationer op, når vi går fra regneark til system?
Start med planen, ikke med CRM'et. Skriv hvert tal ned, planen betaler på, find det system og felt der indeholder det, forbind de systemer, og bevis derefter, at data er rigtige, ved at tjekke en lukket periode mod kilden. Hent kun det, planerne har brug for.
CRM: aftaler, ejere og lukkedatoer
Prowi læser vundne aftaler fra HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Podio og Microsoft Dynamics 365. Beslut før forbindelsen, hvilken pipeline og fase der tæller som vundet, hvilken dato der afgør perioden, hvilket felt der indeholder beløbet, og hvordan en ejer i CRM'et svarer til en person på en plan.
Økonomi- og abonnementssystem: fakturaer og løbende omsætning
Udbetales provisionen på faktureret omsætning, dækningsbidrag eller betaling i stedet for på aftalen, skal økonomi- eller abonnementssystemet også forbindes. Prowi har integrationer til e-conomic, Dinero og Fenerum.
Løn: sådan bliver godkendt provision udbetalt
Når en opgørelse er godkendt, lægges beløbet på sælgerens saldo i Prowi og sendes videre til lønnen. Med Zenegy sender Prowi det direkte. Til Danløn, Visma Dataløn, Lessorløn og Visma Enterprise laver Prowi en lønfil, der indlæses i lønsystemet.
Systemer uden integration
Står et system ikke på listen, kan data stadig indlæses i Prowi som en CSV-fil. Det fungerer godt for data, der ændrer sig en gang om måneden, fx mål eller en liste over aktive kunder.
| Data | Typisk kilde | Hvad skal I beslutte |
|---|---|---|
| Vundne aftaler | CRM | Hvilken fase der tæller som vundet, hvilken dato der afgør perioden, og hvilket felt der indeholder beløbet |
| Ejer og deling | CRM | Hvordan ejere svarer til personer, og hvor fordelingen på en delt aftale står |
| Fakturaer og kreditnotaer | Økonomisystem | Om provisionen følger aftalen, fakturaen eller betalingen, og hvordan en kreditnota trækker fra |
| Abonnementer | Abonnementssystem | Om provisionen bygger på MRR eller ARR, og hvad der tæller som churn |
| Lønarter | Lønsystem | Hvilken lønart hver type løn går til, og filformatet |
Før nogen stoler på tallene, så tjek en lukket periode: samme antal aftaler og samme total i kilden og i systemet. Forskelle skyldes som regel aftaler i en anden pipeline, en manglende ejer eller en manglende dato.
Hvor meget arbejde kræver komplekse delinger og clawbacks?
Arbejdet ligger i at skrive reglerne præcist og i at have de data, der udløser dem, ikke i softwaren. En deling skal vide, hvem der deler en aftale, og med hvor meget. En clawback skal vide, hvilken hændelse der udløser den, hvor langt tilbage den gælder, og hvordan beløbet trækkes.
Delt provision
Skriv ned, hvem der kan dele en aftale, om andelene er faste eller afhænger af rollen, og om en overlay-rolle som en specialist får provision oveni eller fra samme pulje. Sørg derefter for, at CRM'et har den oplysning på aftalen, fx som et felt for medejer eller en procentandel. En deling, der er aftalt på gangen, kan ikke automatiseres. Med beregneren til delt provision kan I hurtigt teste en regel, før den skrives ind i planen, og ordbogen forklarer delt provision og krediteringsregler.
Clawbacks og tilbagevirkende rettelser
Skriv ned, hvad der udløser en clawback (en annullering, en kreditnota, en kunde der aldrig betaler), hvor længe den gælder, hvordan den trækkes, en eventuel grænse pr. periode, og hvad der sker, hvis sælgeren er fratrådt. I Prowi bliver den gamle periode genberegnet med de regler, der gjaldt dengang, når en aftale ændres efter lønudbetalingen, og forskellen lægges på den næste åbne opgørelse. I kan se, hvordan det virker, i beregneren til clawbacks og korrektioner, og guiden til clawbacks gennemgår de regler, der bør stå i aftalen.
Hvad sker der under onboarding og go-live?
Onboarding følger de samme trin, uanset hvilket system I vælger: Aftal reglerne på skrift, forbind data, byg planerne, tjek en periode I allerede har udbetalt, og kør derefter en rigtig periode gennem godkendelse og løn.
- Opstart. Find ud af, hvem der bestemmer, hvordan provisionen virker, hvem der skal bruge systemet til daglig, hvem der ejer CRM'et, og hvem der modtager lønfilen.
- Regler godkendt. Hver plan er skrevet i almindelige ord og godkendt af den, der ejer den.
- Data forbundet og tjekket. En lukket periode stemmer med kilden.
- Planer bygget. Personer, teams, planer og godkendere er sat op, og en tidligere periode kan beregnes uden fejl.
- Tjekket mod en udbetalt periode. Hver forskel er forklaret. Den er enten en regel, der var misforstået, et felt der betyder noget andet, en forskel i timing eller en fejl i det gamle regneark.
- Go-live. Sælgerne får adgang. Hver sælgers opgørelse opdateres live gennem perioden. Når perioden lukker, går den til afventer godkendelse, og når den er godkendt, lægges beløbet på sælgerens saldo og sendes videre til lønnen.
Hvordan undgår man provisionstvister ved go-live?
Tvister ved go-live skyldes overraskelser, så fjern dem. Tjek tallene mod en udbetalt periode, før sælgerne ser noget. Giv sælgerne adgang, før den første periode lukker, så en manglende aftale bliver meldt, mens den stadig kan rettes. Forklar på forhånd, hvor de nye tal vil afvige fra det gamle regneark, og hvorfor. Og lad godkendelsesflowet gøre sit arbejde: En opgørelse, der afventer godkendelse, er stedet at gøre indsigelse, før beløbet når lønnen. Guiden undgå provisionstvister har mere om processen.
Hvad forsinker typisk en implementering?
| Hvad forsinker | Sådan undgår I det |
|---|---|
| Regler, der ikke er skrevet ned | Skriv og godkend hver plan, før opsætningen starter |
| Et tal, planen betaler på, ligger uden for CRM'et | Find kilden til hvert tal, før I skriver under, ikke under opsætningen |
| Ingen godkender, eller den eneste godkender er væk | Udpeg en godkender og en stedfortræder for hver plan |
| CRM'et ændres under opsætningen, fx en ny pipeline | Frys strukturen i to uger, eller sig det til leverandøren først |
| Planen laves om samtidig med skiftet | Flyt den nuværende plan først, og ændr den bagefter. Se sådan indfører I en ny provisionsplan |
Læs videre
Står I stadig og vælger mellem værktøjer, så læs provisionsberegner vs. provisionssystem. Vil I regne på, om skiftet kan betale sig, så se sådan beregner I ROI på provisionssoftware. Og de fejl, en implementering skal fjerne, står i hvorfor provision beregnes forkert. Siden om provisionssoftware til administration viser hele flowet fra CRM til løn.
Ofte stillede spørgsmål
Kan vi implementere provisionssoftware midt i året?
Ja. Start ved et periodeskift, fx den første i en måned eller et kvartal, og flyt den plan, I allerede har. Ændringer i planen er nemmere at indføre ved starten af et nyt planår.
Skal vores IT-afdeling involveres?
Som regel ikke. Den CRM-ansvarlige giver adgang og forklarer felterne. Integrationer sættes op ved at forbinde konti, ikke ved at skrive kode.
Skal regnearket køre parallelt?
Kør en udbetalt periode i begge og sammenlign resultatet person for person. Når hver forskel er forklaret, kan regnearket lukkes.
Hvad hvis vores CRM eller lønsystem ikke har en integration?
Data kan indlæses som en CSV-fil, og godkendt provision kan sendes til lønnen som en fil. Tjek listen over aktive integrationer, før I skriver under.
Hvordan ved vi, at tallene er rigtige?
Beregn en periode, I allerede har udbetalt, og sammenlign med det, hver sælger faktisk fik. En forskel er enten en regel, et felt, timing eller en gammel fejl, og hver af dem skal skrives ned og løses før go-live.
Vil I se, hvordan en implementering på to uger ser ud med jeres egne planer? Book en demo.