Salgsbudget skabelon: det korte svar
Et salgsbudget regner baglæns fra omsætningsmålet: hvor mange handler og hvor meget pipeline der skal til, hvor mange sælgere I skal have, hvordan kvoten fordeles pr. sælger og måned, og hvad salgslønnen koster. Hent vores gratis salgsbudget skabelon i Excel, skriv jeres egne forudsætninger ind, og se resultatet med det samme.
Hent salgsbudget-skabelonen (Excel, gratis)
Regnearket har seks ark, almindelige formler og ingen makroer, så det virker i Excel, Google Sheets, Numbers og LibreOffice. Det indeholder eksempeldata for et team på 10 sælgere med et omsætningsmål på 24 mio. kr., så du kan se, hvordan tallene hænger sammen, før du skriver jeres egne ind. Du skriver kun i de lavendel felter; resten er formler. Nedenfor gennemgår vi skabelonen trin for trin med eksemplets tal.
Hvad er et salgsbudget?
Et salgsbudget er planen for, hvordan salgsorganisationen når årets omsætningsmål, og hvad det koster. Det svarer på tre spørgsmål: Hvor meget skal vi sælge, hvor mange sælgere skal der til, og hvad koster salgslønnen i procent af omsætningen? Et forecast er noget andet: det er et løbende skøn over, hvad I faktisk lander på, ud fra pipeline og historik. Budgettet laves før året; forecastet bruges til at styre undervejs.
Mange laver salgsbudgettet som et enkelt tal pr. måned. Problemet er, at tallet ikke siger noget om, hvorvidt det er realistisk. Skabelonen kobler målet til de faktorer, der afgør, om det kan nås: ordrestørrelse, win rate, salgscyklus, antal sælgere, opstartstid for nye sælgere og sælgerafgang.
Sådan er skabelonen bygget op
| Ark | Hvad du gør | Hvad arket viser |
|---|---|---|
| Vejledning | Læser | Trin for trin, farver og hvordan arket regner |
| Forudsætninger | Skriver omsætningsmål, ordrestørrelse, win rate, salgscyklus, kvote, opstart, afgang, løn og sæson | Alle tal, som resten af arket bygger på |
| Kapacitet | Intet | Handler, salgsmuligheder, pipeline, coverage og antal sælgere |
| Kvotefordeling | Skriver sælgere, startmåned og om de er nye | Kvote pr. sælger pr. måned med sæson og opstart |
| OTE og provision | Kan ændre de tre målopfyldelser | OTE, pay mix, provisionssats og provision ved 80, 100 og 120 % |
| Overblik | Intet | Nøgletal, salgslønomkostninger, cost of sales og pipeline pr. måned |
Trin 1: Fra omsætningsmål til pipeline
Første skridt er at oversætte omsætningsmålet til handler og pipeline. Formlerne er enkle:
- Handler, der skal vindes = omsætningsmål ÷ gennemsnitlig ordrestørrelse
- Kvalificerede salgsmuligheder = handler ÷ win rate
- Nødvendig pipeline = omsætningsmål ÷ win rate
- Pipeline coverage = pipeline ÷ omsætningsmål, som svarer til 1 ÷ win rate
Eksempel: Med et omsætningsmål på 24.000.000 kr., en gennemsnitlig ordrestørrelse på 150.000 kr. og en win rate på 25 % skal I vinde 24.000.000 ÷ 150.000 = 160 handler. Det kræver 160 ÷ 25 % = 640 kvalificerede salgsmuligheder og en pipeline på 24.000.000 ÷ 25 % = 96.000.000 kr., altså en coverage på 4,0x. Det er godt 53 nye salgsmuligheder om måneden i gennemsnit.
Salgscyklussen afgør, hvornår pipelinen skal skabes. Med en salgscyklus på 3 måneder skal pipelinen til decembers kvote være på plads i september. Arket Overblik viser derfor, hvor meget ny pipeline der skal skabes hver måned for at nå kvoten tre måneder senere.
Trin 2: Hvor mange sælgere skal vi have?
Antallet af sælgere afhænger af, hvor meget en fuldt produktiv sælger kan sælge, og hvor meget kapacitet I mister på nye sælgere i opstart og på sælgere, der stopper. Skabelonen regner sådan:
- Kapacitet pr. sælger = årskvote × planlagt målopfyldelse
- Fuldt produktive sælgere (FTE) = omsætningsmål ÷ kapacitet pr. sælger
- Tab pr. ny sælger = opstartsmåneder × (1 − produktivitet i opstart) ÷ 12
- Tab pr. sælger, der stopper = (rekrutteringstid + opstartstab i måneder) ÷ 12
Eksempel: Årskvoten er 3.000.000 kr., og I budgetterer med 90 % gennemsnitlig målopfyldelse, så hver sælger bidrager med 2.700.000 kr. Det kræver 24.000.000 ÷ 2.700.000 = 8,89 fuldt produktive sælgere. En ny sælger har en opstartsperiode på 4 måneder med 50 % produktivitet og mister dermed 4 × 50 % ÷ 12 = 0,17 af et års kapacitet. En sælger, der stopper, koster 2 måneders rekrutteringstid plus en ny opstart: (2 + 2) ÷ 12 = 0,33. Med 7 sælgere ved årets start og 15 % årlig afgang giver formlen 9,86, altså 10 sælgere: 3 nye til vækst og omkring 1,5 genansættelser i løbet af året.
Bemærk, at 8,89 fuldt produktive sælgere bliver til 10 stillinger, når opstart og afgang regnes med. Det er den forskel, der ofte mangler i ansættelsesplanen. Vil du sammenligne størrelsen på jeres salgsteam med andre virksomheder, så se vores data om sælgere pr. medarbejder. Skabelonen svarer på det andet spørgsmål: hvor mange sælgere jeres eget mål kræver.
Trin 3: Kvotefordeling pr. sælger og måned
I arket Kvotefordeling skriver du sælgerne ind med startmåned, og om de er nye. Arket fordeler årskvoten på måneder efter sæsonfordelingen fra Forudsætninger og nedsætter kvoten i opstartsperioden. Før startmåneden er kvoten 0. Du kan give enkelte sælgere en individuel årskvote, fx en key account manager med færre, men større kunder. Læs mere om at sætte kvoter i ordbogen under salgskvote.
Eksempel: Sæsonfordelingen er 7 % i januar, 4 % i juli og 11 % i december. De 7 erfarne sælgere har hver en kvote på 3.000.000 kr., fx 210.000 kr. i januar og 330.000 kr. i december. De tre nye sælgere starter i januar, februar og april og har halv kvote i deres første fire måneder:
| Sælger | Start | Kvote i opstart | Kvote i året |
|---|---|---|---|
| 7 erfarne sælgere | Januar | Ingen opstart | 3.000.000 kr. hver, 21.000.000 kr. i alt |
| Ny sælger 1 | Januar | Januar til april, 50 % | 2.520.000 kr. |
| Ny sælger 2 | Februar | Februar til maj, 50 % | 2.280.000 kr. |
| Ny sælger 3 | April | April til juli, 50 % | 1.830.000 kr. |
| I alt | 27.630.000 kr. |
Den samlede kvote er 27.630.000 kr. eller 115,1 % af omsætningsmålet. Ved den planlagte målopfyldelse på 90 % giver det en forventet omsætning på 24.867.000 kr., altså 867.000 kr. over målet. Bufferen skal dække sælgere, der stopper, og ansættelser, der bliver forsinket, som kvoteplanen ikke kan forudse. Ligger den forventede omsætning under målet, viser Overblik forskellen med rødt.
Trin 4: OTE, pay mix og provisionssats
Arket OTE og provision bygger på standardplanen i Forudsætninger: grundløn, variabel løn ved 100 % og en eventuel accelerator over kvoten. Provisionssatsen findes ved at dividere den variable løn med kvoten.
Eksempel: Grundlønnen er 42.000 kr. om måneden, altså 504.000 kr. om året, og den variable løn ved 100 % er 216.000 kr. OTE er 720.000 kr., og pay mix er 70/30. Provisionssatsen er 216.000 ÷ 3.000.000 = 7,2 %, og med en acceleratorfaktor på 1,5 er satsen over kvoten 10,8 %. Kvoten er dermed 4,2 gange OTE. Hvordan man vælger pay mix og forholdet mellem kvote og OTE, gennemgår vi i guiden til OTE og kvoter.
| Målopfyldelse | Salg | Provision | Samlet løn |
|---|---|---|---|
| 80 % | 2.400.000 kr. | 172.800 kr. | 676.800 kr. |
| 100 % | 3.000.000 kr. | 216.000 kr. | 720.000 kr. |
| 120 % | 3.600.000 kr. | 280.800 kr. | 784.800 kr. |
Ved 120 % er provisionen 3.000.000 × 7,2 % + 600.000 × 10,8 % = 216.000 + 64.800 = 280.800 kr. Nye sælgere i opstart har samme sats, men lavere kvote, og tjener derfor mindre provision ved samme målopfyldelse. Giver I en garanteret provision i opstarten, er den ikke med i skabelonen og skal lægges oveni.
Trin 5: Provisionsomkostning og cost of sales
Overblik samler salgslønnen for hele teamet ved de tre målopfyldelser. Omsætningen er den samlede kvote gange målopfyldelsen. Grundlønnen er den samme i alle scenarier, fordi den betales uanset resultat, og øvrige lønomkostninger er sat til 10 % af løn som et eksempel på pension, ATP, forsikring og lignende. Cost of sales er her salgslønomkostningerne i procent af omsætningen.
| 80 % | 100 % | 120 % | |
|---|---|---|---|
| Omsætning | 22.104.000 kr. | 27.630.000 kr. | 33.156.000 kr. |
| Grundløn i alt | 4.872.000 kr. | 4.872.000 kr. | 4.872.000 kr. |
| Provision i alt | 1.591.488 kr. | 1.989.360 kr. | 2.586.168 kr. |
| Øvrige lønomkostninger (10 %) | 646.349 kr. | 686.136 kr. | 745.817 kr. |
| Salgsløn i alt | 7.109.837 kr. | 7.547.496 kr. | 8.203.985 kr. |
| Cost of sales | 32,2 % | 27,3 % | 24,7 % |
| Provision i % af omsætning | 7,2 % | 7,2 % | 7,8 % |
Grundlønnen for de 10 sælgere er 116 lønmåneder × 42.000 kr. = 4.872.000 kr., fordi de nye sælgere først er ansat fra deres startmåned. To ting er værd at bemærke. Cost of sales falder, når målopfyldelsen stiger, fordi grundlønnen er fast. Og provisionen i procent af omsætningen stiger fra 7,2 % til 7,8 % over kvoten på grund af acceleratoren. Det er prisen for at belønne overperformance, og det er derfor værd at regne igennem, før planen sendes ud. Vil du regne provisionen for en enkelt sælger, så brug provisionsberegneren.
Typiske fejl i salgsbudgetter
- Kvote = mål: Summen af kvoterne er lig med omsætningsmålet, så budgettet kun holder, hvis alle sælgere når 100 %.
- Nye sælgere med fuld kvote fra dag et: Opstarten koster kapacitet, og den skal stå i både kvoteplan og ansættelsesplan.
- Ingen afgang: Sælgere stopper, og stillingen står tom i nogle måneder, før en ny er oplært.
- Samme kvote hver måned: Sæsonudsving gør kvoten urealistisk i nogle måneder og for let i andre.
- Pipeline for sent: Med lang salgscyklus skal pipelinen til fjerde kvartal skabes i andet og tredje.
- Provisionsomkostning kun ved 100 %: Regn også på 120 %, så acceleratoren ikke overrasker.
Har I budgettet på plads og skal beregne provisionen måned for måned, så se vores gratis provision Excel-skabelon.
Prowi og salgsbudgettet
Budgettet er planen; det svære er at følge den. Prowi beregner provision løbende fra CRM-data efter reglerne i jeres plan, sælgerne ser deres optjening og målopfyldelse i en mobilapp, og administratoren godkender opgørelserne og sender en samlet fil til lønsystemet. Så kan I se undervejs, om provisionsomkostningen følger budgettet. Book en demo, hvis I vil se det med jeres egne tal.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan laver man et salgsbudget?
Start med omsætningsmålet og regn baglæns: handler = mål ÷ ordrestørrelse, pipeline = mål ÷ win rate, og antal sælgere = mål ÷ (kvote × forventet målopfyldelse), plus tab ved opstart og afgang. Fordel derefter kvoten på sælgere og måneder, og regn salgslønnen ud ved forskellige målopfyldelser.
Hvor mange sælgere skal vi have?
Divider omsætningsmålet med det, en fuldt produktiv sælger realistisk sælger på et år, og læg kapaciteten oveni, som I mister på nye sælgere i opstart og på sælgere, der stopper. I skabelonens eksempel kræver 24 mio. kr. 8,89 fuldt produktive sælgere, men 10 stillinger.
Hvordan fordeler man kvoter på måneder?
Giv hver måned en vægt efter sæsonen, fx lavere i juli og højere i december, og fordel årskvoten efter vægtene. Nye sælgere får ingen kvote før startmåneden og en reduceret kvote i opstartsperioden. Skabelonens ark Kvotefordeling gør det automatisk.
Hvor meget pipeline skal man have?
Den nødvendige pipeline er omsætningsmålet divideret med win rate. Med en win rate på 25 % skal pipelinen være 4 gange målet, og med 20 % 5 gange. Brug jeres egen win rate fra CRM frem for en generel tommelfingerregel.
Hvordan beregner man provisionssatsen ud fra OTE?
Provisionssatsen er den variable løn ved 100 % divideret med kvoten. Med 216.000 kr. i variabel løn og en kvote på 3.000.000 kr. er satsen 7,2 %. Så tjener sælgeren præcis den variable løn, når kvoten nås.
Er salgsbudget-skabelonen gratis, og virker den i Google Sheets?
Ja. Excel-filen er gratis og bruger kun almindelige formler uden makroer, så den virker i Excel, Google Sheets, Numbers og LibreOffice.