Ny provisionsplan: det korte svar
Start cirka 8 uger før planen træder i kraft. Lad ledelse og økonomi godkende planen, test den på sidste års tal for hver sælger, hold en 1:1-samtale med hver sælger med hans eller hendes egne tal, giv planen skriftligt og få den underskrevet. Følg op på den første opgørelse. Giver planen en sælger en lavere forventet løn, kan det være en væsentlig ændring, som skal varsles med sælgerens individuelle opsigelsesvarsel. Det kan være længere end 8 uger.
Guiden er til salgschefer, CFO'er og HR, der skal indføre en ny provisionsplan til det nye år. Den giver en tidsplan, en fordeling af ansvar, et regneeksempel med gammel og ny plan side om side, en dagsorden til samtalen med sælgeren og de fejl, vi oftest ser. De juridiske regler for ændringer er beskrevet kort her og grundigt i guiden til ændring af provisionsordning.
Tidsplan: fra 8 uger før til første måned
Planlægningssæsonen ligger typisk i fjerde kvartal, og mange planer starter 1. januar. Tidsplanen herunder regner baglæns fra startdatoen. Den passer, når ingen sælgere stilles ringere. Gør nogen det, skal I starte tidligere for dem, se afsnittet om danske regler.
| Hvornår | Opgave | Ansvarlig |
|---|---|---|
| 8 uger før | Skriv formålet ned, lav et udkast og træk sidste års salgsdata pr. sælger | Salgschef |
| 7 uger før | Test udkastet på sidste års tal for hver sælger | Økonomi og salgschef |
| 6 uger før | Vurder, om planen er en væsentlig ændring for nogen, og regn varsler ud | HR, evt. advokat |
| 5 uger før | Godkendelse af plan og budget | Direktion og CFO |
| 4 uger før | Skriftlig plan, aftaletillæg og svar på de oplagte spørgsmål er klar | HR og salgschef |
| 3 uger før | Fælles præsentation for teamet, derefter 1:1-samtaler | Salgschef |
| 2 uger før | Underskrift af aftaletillæg inden en fast svarfrist | HR |
| 1 uge før | Planen er sat op i lønsystem og provisionsberegning og testet | Økonomi |
| Startdato | Planen træder i kraft | Alle |
| Efter første periode | Første opgørelse gennemgås med hver sælger | Salgschef og økonomi |
Hvem skal godkende planen?
En provisionsplan er både en lønaftale, et budget og et styringsværktøj. Derfor skal flere funktioner sige god for den, før sælgerne ser den.
| Funktion | Godkender | Skal kunne svare på |
|---|---|---|
| Direktion | Formål og samlet ramme | Belønner planen den adfærd, strategien kræver? |
| Økonomi / CFO | Budget og omkostning | Hvad koster planen ved lav, normal og høj målopfyldelse, og hvordan bogføres den? |
| HR | Aftaletekst og varsler | Er planen en væsentlig ændring for nogen, og hvad siger kontrakter og overenskomst? |
| Salgschef | Mål, satser og kommunikation | Er målene realistiske, og kan hver sælger forstå planen? |
| Lønadministration | Udbetaling | Hvornår udbetales provisionen, og hvordan indgår den i ferie og fravær? |
Skriv godkendelsen ned med dato og planversion. Så kan I senere vise, hvilken version der var gældende for en given udbetaling.
Test planen på sidste års tal
Den vigtigste øvelse er en skyggeberegning: Kør den nye plan på de seneste 12 måneders faktiske salg for hver sælger og sammenlign med det, sælgeren fik under den gamle plan. Det viser økonomi, hvad planen koster, og det viser jer, hvem der får mere, og hvem der får mindre.
Eksempel: En virksomhed vil gå fra 7 % provision af al omsætning til en plan med 6 % op til et årsmål på 2.000.000 kr. og 12 % af omsætningen over målet. Formålet er at belønne dem, der når målet, mere. Sådan ser sidste år ud under begge planer:
| Sælger | Omsætning sidste år | Målopfyldelse | Gammel plan (7 %) | Ny plan (6 % / 12 %) | Forskel |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 1.600.000 kr. | 80 % | 112.000 kr. | 96.000 kr. | -16.000 kr. (-14,3 %) |
| B | 2.000.000 kr. | 100 % | 140.000 kr. | 120.000 kr. | -20.000 kr. (-14,3 %) |
| C | 2.600.000 kr. | 130 % | 182.000 kr. | 192.000 kr. | +10.000 kr. (+5,5 %) |
| D | 3.200.000 kr. | 160 % | 224.000 kr. | 264.000 kr. | +40.000 kr. (+17,9 %) |
| I alt | 9.400.000 kr. | 658.000 kr. | 672.000 kr. | +14.000 kr. (+2,1 %) |
Sådan er tallene regnet: Sælger C får 6 % af 2.000.000 kr. = 120.000 kr. plus 12 % af 600.000 kr. = 72.000 kr., i alt 192.000 kr. Under den gamle plan fik C 7 % af 2.600.000 kr. = 182.000 kr.
Tre ting springer i øjnene:
- Omkostningen stiger lidt: Med samme salg som sidste år koster planen 14.000 kr. mere. Det skal økonomi kende, før planen godkendes.
- Nulpunktet ligger ved 120 % af målet: Ved 2.400.000 kr. giver begge planer 168.000 kr. Under det får sælgeren mindre end før, over det mere.
- A og B stilles ringere: Med samme salg får de 16.000 og 20.000 kr. mindre. For dem kan planen være en væsentlig ændring, som skal varsles individuelt.
Skyggeberegningen giver også stoffet til samtalen med hver sælger. Vil I prøve jeres egne satser først, kan I bruge vores gratis beregnere.
Danske regler, når planen ændrer lønnen
Provision er løn. En ny plan, der giver en sælger en lavere forventet løn, kan derfor være en væsentlig ændring af ansættelsesvilkårene. Her er hovedreglerne i kort form:
- Varsel: En væsentlig ændring skal varsles med medarbejderens individuelle opsigelsesvarsel. For funktionærer følger det af funktionærloven § 2 og er mellem en og seks måneder afhængigt af anciennitet, medmindre kontrakten giver mere.
- Individuelt og skriftligt: Varslet skal gives konkret til den enkelte sælger. En fælles mail er ikke nok.
- Saglig grund: Ændringen skal kunne begrundes, fx i en ny strategi. Formålet, I skrev ned 8 uger før start, er en god begyndelse.
- Skriftlig besked: Ændringer i lønnen skal meddeles skriftligt senest den dag, de træder i kraft (ansættelsesbevisloven § 5).
- Årlige mål: Nye mål er som udgangspunkt ikke en væsentlig ændring, hvis aftalen forudsætter, at målene sættes hvert år, og de ligner de tidligere.
I eksemplet ovenfor betyder det, at A og B kan have krav på et varsel på flere måneder. I kan vælge at lade planen træde i kraft senere for dem eller give dem en overgangsperiode, hvor de får det højeste af gammel og ny beregning. Detaljer, domme og kilder står i guiden til ændring af provisionsordning. Reglerne er generelle. Tjek altid med jeres advokat eller arbejdsgiverorganisation, før I varsler.
1:1-samtalen med hver sælger
En fælles præsentation forklarer hvorfor. Samtalen med den enkelte forklarer, hvad planen betyder for ham eller hende. Brug 30 minutter og denne dagsorden:
- Formålet: Hvad skal planen belønne, og hvorfor er den gamle plan ikke god nok?
- Hvad der ændres: Satser, mål, accelerator, clawback og udbetalingstidspunkt.
- Sælgerens egne tal: Vis sidste år under gammel og ny plan.
- Vejen frem: Hvad skal der til for at tjene det samme eller mere?
- Overgangen: Hvilken plan gælder for handler, der er i gang, når den nye plan starter?
- Spørgsmål og svarfrist: Hvornår skal sælgeren svare, og hvem kan han eller hun spørge?
Send ikke planen på mail før samtalen. Sælgeren skal høre begrundelsen fra sin chef, ikke læse sig til en lønnedgang. Skriv spørgsmålene ned. Kommer det samme spørgsmål tre gange, hører svaret til i planen.
Skriftlig plan og aftale
Den nye plan skal stå på skrift, så sælger, chef og lønafdeling læser den ens. De fleste virksomheder bruger tre lag:
- Provisionsplan: Satser, mål og perioder for en rolle i et år. Brug vores provisionsplan skabelon.
- Provisionsaftale: Den enkelte sælgers vilkår, underskrevet. Se provisionsaftale skabelon.
- Provisionspolitik: De fælles regler om optjening, clawback, fratræden og tvister. Se provisionspolitik i ordbogen.
Planen skal mindst indeholde startdato, grundlag, hvornår en handel er optjent, satser og mål, accelerator og eventuelt loft, clawback, udbetalingstidspunkt, reglen for handler i pipeline og et regneeksempel. Har I flere roller, så se vores provisionsplaner pr. rolle med ti eksempler.
Underskrift
Lad sælgeren underskrive et tillæg til provisionsaftalen med en klar svarfrist. Det dokumenterer, at sælgeren har modtaget og forstået planen. Underskriver en sælger ikke, og er ændringen væsentlig for ham eller hende, gælder reglerne om varsel. Sælgeren kan så betragte sig som opsagt, når varslet udløber. Gem underskrevne tillæg, planversioner og varslingsbreve samlet, så I altid kan vise, hvilke regler der gjaldt.
Den første måned: opfølgning
De fleste fejl i en ny plan viser sig i den første opgørelse. Sæt tid af til at:
- gennemgå den første opgørelse med hver sælger og kontrollere den mod planen
- rette fejl hurtigt og forklare rettelsen skriftligt
- samle spørgsmål og tilføje svarene til planen
- holde øje med uønsket adfærd, fx handler der skubbes til næste periode for at ramme acceleratoren
Uklarheder, der får lov at ligge, bliver til uenighed. Læs mere i guiden til at undgå provisionstvister.
Typiske fejl ved en ny provisionsplan
- Planen præsenteres for teamet, før økonomi har godkendt omkostningen.
- Ingen skyggeberegning, så ingen ved, hvem der stilles ringere.
- Startdatoen er den samme for alle, selv om nogle skal have flere måneders varsel.
- Planen sendes på mail uden en samtale.
- Ingen regel for handler, der er i gang, når planen skifter.
- Planen findes kun som slides, ikke som en underskrevet aftale.
- Lønsystem og provisionsberegning er ikke opdateret på startdatoen.
Når planen skal indføres ved årsskiftet
Starter planen 1. januar, falder indførelsen sammen med årsafslutningen på den gamle plan: true-up af årsmål, åbne clawbacks og december-handler. Brug vores tjekliste til årsafslutning af provision og bonus til den del.
Prowi og nye provisionsplaner
I Prowi beregnes provisionen live fra CRM-data efter planens regler. Når en periode starter, får hver sælger en opgørelse, der opdateres løbende. Når perioden lukker, går den til godkendelse, og de godkendte beløb sendes videre til lønnen. Rettelser og clawbacks håndteres i Prowi, så den første måned med en ny plan bliver lettere at følge. Book en demo, hvis I står over for en ny plan.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid før skal en ny provisionsplan meldes ud?
Regn med cirka 8 uger fra udkast til start, når ingen stilles ringere. Giver planen nogen en lavere forventet løn, skal de have deres individuelle opsigelsesvarsel, som for funktionærer er mellem en og seks måneder.
Skal sælgerne godkende en ny provisionsplan?
Sælgeren bør underskrive planen eller et tillæg til provisionsaftalen. Er ændringen væsentlig, og accepterer sælgeren den ikke, kan han eller hun betragte sig som opsagt, når varslet udløber.
Hvordan præsenterer man en ny provisionsplan for sælgerne?
Først en kort fælles præsentation af formålet, derefter en 1:1-samtale med hver sælger, hvor I viser sidste års tal under både gammel og ny plan. Giv planen skriftligt bagefter, ikke før.
Hvad er en skyggeberegning?
En beregning af, hvad hver sælger ville have tjent under den nye plan med sidste års faktiske salg. Den viser omkostningen og hvem der stilles ringere.
Hvad gør man med handler i pipeline, når planen skifter?
Beslut en regel og skriv den i planen, fx at planen på den dag, handlen er optjent, gælder. Det vigtigste er, at reglen er kendt, før planen starter.
Kilder
- Funktionærloven, LBK nr. 1002 af 24/08/2017 (retsinformation.dk), § 2
- Lov om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår, lov nr. 501 af 16/05/2023 (retsinformation.dk), § 5
- Dansk Erhverv: Ændring og fornyelse af provisions- og bonusordninger
Artiklen er generel information og ikke juridisk rådgivning. Tjek jeres overenskomst og ansættelseskontrakter, og spørg jeres advokat, før I varsler en ændring.