Årsafslutning af provision: det korte svar
Før året lukkes, skal I gøre årsmål og acceleratorer op, lukke åbne clawbacks, afgøre hvilket år december-handler hører til, bogføre skyldig provision i årsregnskabet, tjekke feriepenge af provision, nå lønkørslen, afregne med fratrådte sælgere, varsle næste års plan og arkivere opgørelserne. Tjeklisten herunder fordeler de ni opgaver mellem salgschef, økonomi og HR/løn.
Listen er skrevet til danske virksomheder med provisions- eller bonuslønnede sælgere. Den giver ikke datoer, for de afhænger af jeres plan, regnskabsår og lønleverandør. Hvor der er lovregler, henviser vi til kilden.
Tjeklisten på en side
| # | Opgave | Ansvarlig | Med hjælp fra |
|---|---|---|---|
| 1 | True-up af årsmål, acceleratorer og årsbonus | Salgschef | Økonomi |
| 2 | Åbne clawbacks og korrektioner | Økonomi | Salgschef |
| 3 | Handler underskrevet i december, men faktureret eller betalt i januar | Økonomi | Salgschef |
| 4 | Skyldig provision i årsregnskabet | Økonomi | Revisor |
| 5 | Feriepenge af provision | HR/løn | Økonomi |
| 6 | Lønkørslen i december og januar | HR/løn | Økonomi |
| 7 | Sælgere, der er fratrådt eller opsagt | HR | Økonomi og salgschef |
| 8 | Næste års plan og varsel | Salgschef | HR og direktion |
| 9 | Arkivering af opgørelser og planer | Økonomi | HR |
De ni punkter i detaljer
1. True-up af årsmål, acceleratorer og årsbonus
Ansvarlig: salgschef, med økonomi.
Mange planer betaler provision hver måned, men gør årsmål, trin og acceleratorer op en gang om året. Den opgørelse kaldes en true-up. Sammenhold det, hver sælger har fået udbetalt i årets løb, med det, sælgeren har optjent efter planen for hele året, og efterbetal eller modregn forskellen.
Eksempel: Sara har et årsmål på 2.400.000 kr. og får 5 % af omsætningen hver måned. Over målet får hun yderligere 5 % af omsætningen, opgjort ved årets udgang. Hun sælger for 2.760.000 kr., altså 115 % af målet. Den månedlige provision for hele året er 5 % af 2.760.000 kr. = 138.000 kr. Acceleratoren giver 5 % af de 360.000 kr. over målet = 18.000 kr., som skal med i årsopgørelsen.
Har I årsbonusser, skal de også gøres op nu. Tjek, om bonusmålene er nået, og hvem der har ret til bonus. Se vores bonusaftale skabelon for, hvordan reglerne kan skrives.
2. Åbne clawbacks og korrektioner
Ansvarlig: økonomi, med salgschef.
Gå listen over handler igennem, hvor kunden har opsagt, ikke har betalt eller har fået en kreditnota inden for planens clawback-periode. Afgør, hvilke der skal modregnes, og hvornår. Uafklarede clawbacks, der rulles ind i det nye år, er en klassisk kilde til uenighed. Skriv beløb og begrundelse på opgørelsen, så sælgeren kan se, hvad der er sket. Reglerne for, hvad der kan modregnes, står i guiden til clawbacks i provision.
I Saras eksempel har en kunde opsagt en aftale på 90.000 kr. inden for clawback-perioden. Provisionen på 5 % = 4.500 kr. modregnes i decemberopgørelsen:
| Saras decemberopgørelse | Beregning | Beløb |
|---|---|---|
| Provision for december | 5 % af 240.000 kr. | 12.000 kr. |
| Accelerator, true-up for året | 5 % af 360.000 kr. | 18.000 kr. |
| Clawback, opsagt aftale | 5 % af 90.000 kr. | -4.500 kr. |
| I alt til udbetaling | 25.500 kr. |
3. Handler underskrevet i december, men faktureret eller betalt i januar
Ansvarlig: økonomi, med salgschef.
Hvilket år en handel tæller i, afgøres af planens regel for, hvornår provisionen er optjent: ved underskrift, fakturering eller betaling. Det har betydning for årets mål, for acceleratoren og for regnskabet. Tag en handel på 200.000 kr. med 5 % provision = 10.000 kr., som er underskrevet i december, faktureret i januar og betalt i januar:
| Planens regel for optjening | Optjent i | Tæller med i | Med i årets skyldige provision? |
|---|---|---|---|
| Ved underskrift | December | Dette års mål | Ja, 10.000 kr. |
| Ved fakturering | Januar | Næste års mål | Nej |
| Ved betaling | Januar | Næste års mål | Nej |
Står reglen ikke klart i planen, så afgør det nu og skriv det ind i næste års plan. Hold også øje med handler, der flyttes over årsskiftet for at ramme et bestemt mål.
4. Skyldig provision i årsregnskabet
Ansvarlig: økonomi, med revisor.
Provision hører til i den periode, hvor den er optjent, ikke den periode, hvor den udbetales. Provision, der er optjent i december, men udbetales med januarlønnen, skal derfor med i årsregnskabet som skyldig provision. Det gælder også true-ups og bonusser, der er optjent i året. Se bogføring af provision i ordbogen for posteringerne.
| Sælger | Optjent i december, udbetales i januar |
|---|---|
| Sara | 25.500 kr. |
| Jonas | 14.200 kr. |
| Amira | 9.800 kr. |
| Skyldig provision pr. 31. december | 49.500 kr. |
Er opgørelserne ikke godkendt ved regnskabsafslutningen, bogføres et skøn, som rettes, når beløbet er godkendt. Aktiverer I provision på flerårige kundeaftaler, skal den del, der hører til året, også udgiftsføres. Se periodisering af aktiveret provision. Tjek altid behandlingen med jeres revisor.
5. Feriepenge af provision
Ansvarlig: HR/løn, med økonomi.
Provisionslønnede sælgere kan have krav på kompensation for den provision, de mister under ferie. Tjek, at den metode, der står i provisionsaftalen, faktisk er brugt i årets lønkørsler. Ferieåret følger ikke kalenderåret. Det løber fra 1. september til 31. august, og ferien kan holdes frem til 31. december (ferieloven §§ 4 og 6). Ved årsskiftet slutter altså perioden for at holde ferie fra det ferieår, der sluttede 31. august. Afklar med lønafdelingen, hvordan ikke-afholdt ferie håndteres, også for provisionsdelen. Regler og regneeksempel står i guiden til feriepenge af provision.
6. Lønkørslen i december og januar
Ansvarlig: HR/løn, med økonomi.
Aftal med jeres lønleverandør, hvornår lønkørslerne i december og januar lukker. Regn baglæns: Hvornår skal opgørelserne være godkendt, for at provisionen kommer med? Provision er A-indkomst og indberettes til eIndkomst sammen med den løn, den udbetales med. Skattestyrelsen har faste frister for indberetning og betaling af A-skat og AM-bidrag. Find jeres frist hos Skattestyrelsen. Mere om skatten i guiden til skat af provision.
7. Sælgere, der er fratrådt eller opsagt
Ansvarlig: HR, med økonomi og salgschef.
Lav en særskilt liste over sælgere, der er fratrådt i året eller er i opsigelse. For hver af dem skal I afklare provision i opsigelsesperioden, provision af handler, der lukkes efter fratræden, åbne clawbacks og eventuel årsbonus. Et forskud på provision kan efter funktionærloven § 9, stk. 2 kun dækkes af løn, medarbejderen har til gode. En bonus kan være omfattet af funktionærloven § 17 a. Rettighederne er gennemgået i guiden til provision ved opsigelse. Spørg jeres advokat, hvis I er i tvivl.
8. Næste års plan og varsel
Ansvarlig: salgschef, med HR og direktion.
Skal planen ændres fra 1. januar, skulle processen helst være startet for flere uger siden. Giver den nye plan nogen en lavere forventet løn, kan det være en væsentlig ændring, der skal varsles med sælgerens individuelle opsigelsesvarsel. Så må planen træde i kraft senere for dem. Tidsplan, skyggeberegning og samtalen med sælgerne står i guiden til at indføre en ny provisionsplan, og reglerne om varsel i guiden til ændring af provisionsordning. Vil I regne på satser og mål, så brug vores beregnere.
9. Arkivering af opgørelser og planer
Ansvarlig: økonomi, med HR.
Gem årets provisionsopgørelser, godkendelser, planversioner og underskrevne aftaler samlet pr. sælger. Regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører (bogføringsloven § 12, stk. 1). Krav på løn forældes som udgangspunkt efter 3 år (forældelsesloven § 3, stk. 1), så en sælger kan rejse krav om provision for tidligere år. Med opgørelserne i orden kan I svare. Brug gerne vores skabelon til provisionsopgørelse som fast format.
Typiske fejl ved årsafslutningen
- Acceleratoren for året bliver glemt, fordi den ikke indgår i den månedlige beregning.
- Clawbacks fra efteråret rulles ind i januar uden forklaring til sælgeren.
- Ingen ved, om en december-handel tæller i år eller næste år.
- Provision for december udgiftsføres først i januar, så årets resultat ser for godt ud.
- Fratrådte sælgere får deres slutopgørelse sent, fordi de ikke er på listen.
- Næste års plan meldes ud i december med virkning fra 1. januar, uden varsel til dem, der stilles ringere.
Prowi og årsafslutningen
I Prowi har hver sælger en opgørelse pr. periode, som opdateres live fra CRM-data. Når perioden lukker, går opgørelsen til godkendelse, og godkendte beløb lægges på sælgerens saldo og sendes videre til lønnen, direkte til Zenegy eller som lønfil til fx Danløn og Visma Dataløn. Clawbacks og korrektioner håndteres i Prowi, så de står på opgørelsen og ikke i et separat regneark. Book en demo, hvis I vil se det med jeres egen plan.
Ofte stillede spørgsmål
Hvornår skal provision for december bogføres?
I den periode, hvor den er optjent. Provision optjent i december, men udbetalt i januar, bogføres som skyldig provision i december. Tjek behandlingen med jeres revisor.
Hvilket år tæller en handel, der er underskrevet i december og betalt i januar?
Det afgøres af planens regel for optjening. Er provisionen optjent ved underskrift, tæller handlen i december. Er den optjent ved fakturering eller betaling, tæller den i januar.
Hvad er en true-up af provision?
En opgørelse, hvor det udbetalte sammenholdes med det optjente for hele perioden, og forskellen efterbetales eller modregnes. Den er typisk nødvendig for årsmål og acceleratorer.
Hvor længe skal provisionsopgørelser gemmes?
Regnskabsmateriale skal efter bogføringsloven opbevares i 5 år fra udgangen af regnskabsåret. Krav på løn forældes som udgangspunkt efter 3 år, så opgørelserne skal kunne findes frem i hvert fald så længe.
Hvem har ansvaret for årsafslutningen af provision?
Det er en fælles opgave. Salgschefen ejer true-up og næste års plan, økonomi ejer clawbacks, periodisering og arkiv, og HR/løn ejer feriepenge, lønkørsel og fratrådte sælgere.
Kilder
- Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24/05/2022 (retsinformation.dk), § 12
- Forældelsesloven § 3 (danskelove.dk)
- Ferieloven, LBK nr. 152 af 20/02/2024 (retsinformation.dk), §§ 4 og 6
- Funktionærloven, LBK nr. 1002 af 24/08/2017 (retsinformation.dk), §§ 9 og 17 a
- Skattestyrelsen: Indberet løn og betal skat (skat.dk)
Artiklen er generel information og ikke juridisk eller regnskabsmæssig rådgivning. Tjek med jeres revisor og advokat.