Visma Enterprise og Prowi: Fra provision til lønudbetaling uden manuel håndtering
Visma Enterprise er en omfattende ERP-løsning til mellemstore og store virksomheder. Med moduler til økonomi, HR og lønadministration giver Visma Enterprise virksomheder et samlet overblik over deres forretning.
Prowi beregner provision og bonus på data fra jeres CRM. Når perioden er godkendt, danner Prowi en fil i Visma Enterprises importformat, så beløbene kan indlæses i Visma Enterprise uden at blive tastet igen.
Fra beregning til udbetaling uden manuelle trin
Mange virksomheder bruger Prowi til at beregne provision og bonus, men når tallene skal overføres til lønsystemet, sker det stadig ofte manuelt. Dette skaber dobbeltarbejde og risiko for fejl.
Med Prowi forsvinder tastearbejdet. Sælgeren bekræfter sin opgørelse, økonomi godkender perioden, og Prowi samler beløbene i en fil med en linje pr. medarbejder og lønart. Filen indlæses i Visma Enterprise, og provisionen udbetales med den normale løn.
Hvad synkroniseres til Visma Enterprise
Integrationen går en vej: fra Prowi til Visma Enterprise. Prowi henter ikke løndata fra Visma Enterprise, og intet lander i lønsystemet, før perioden er godkendt.
- Indhold: medarbejdernummer, lønart, beløb og dato for hver godkendt provision. Har en sælger både provision og bonus på hver sin lønart, bliver det til hver sin linje.
- Format: en CSV-fil i Visma Enterprises importformat. I opsætter kolonner og datoformat en gang.
- Hyppighed: en fil pr. udbetaling, typisk en gang om måneden, når perioden er godkendt.
- Korrektioner: ændringer fra tidligere perioder er med i beløbet på næste fil.
Menuer og importformater ændrer sig, så brug altid Visma Enterprises aktuelle vejledning, når I sætter filimporten op første gang.
Sådan kommer I i gang med Visma Enterprise
- Opret lønarter i Visma Enterprise til provision og gerne også til bonus og korrektioner. Tjek, at de er sat op rigtigt til AM-bidrag, ferie og pension.
- Registrer hver sælgers lønnummer i Prowi, så det matcher medarbejdernummeret i Visma Enterprise.
- Kobl hver provisionsmodel i Prowi til den rigtige lønart, og opsæt filens kolonner og datoformat efter Visma Enterprises importformat.
- Lav en testfil på en afsluttet periode, og kontroller beløbene mod jeres nuværende opgørelse før den første rigtige lønkørsel.
- Hver periode: godkend opgørelserne i Prowi, hent filen og indlæs den i Visma Enterprise.
Hvad I kan beregne og sende til Visma Enterprise
Visma Enterprise modtager kun det færdige beløb. Selve beregningen sker i Prowi på data fra jeres CRM: fast sats, trappemodel, bonus ved målopfyldelse eller en kombination. Visma Enterprise bruges typisk af større organisationer med mange medarbejdere, flere planer og krav om afstemning.
Annullerede salg håndteres som regler, fx med clawback, og kommer med som en negativ linje i næste fil. Beløbet lander som variabel løn på lønsedlen, og guiden om provision i lønsystemet gennemgår lønarter, skat og ferie.
Fordele ved integrationen
Ingen tastning: Beløbene kommer fra Prowi i en fil, så ingen skal skrive provisionstal af fra et regneark.
Rigtig lønart hver gang: Hver provisionsmodel er koblet til en lønart en gang for alle. Lønartens opsætning i Visma Enterprise styrer AM-bidrag, A-skat, ferie og pension.
Fuld sporbarhed: Hver udbetaling kan spores tilbage til den specifikke provisionsberegning i Prowi. Det gør revision og kontrol enklere.
Korrektioner uden at genåbne lønnen: Ændres en deal efter udbetaling, kommer forskellen med i næste fil. En afsluttet lønkørsel bliver ikke rørt.
Færre fejl: Når tallene ikke tastes igen, forsvinder tastefejl og forkerte lønarter.
Hvem får værdi af integrationen
For HR og lønadministration betyder integrationen mindre manuelt arbejde og færre fejl. Provisionstallene kommer fra Prowi i en fil, der er klar til Visma Enterprise.
For medarbejdere betyder integrationen, at provision udbetales hurtigt og korrekt. De kan stole på, at deres indtjening behandles rigtigt hver måned.
For ledelsen giver integrationen overblik over provisionsudbetalinger og sikrer compliance med danske regler for løn og skat.
Vil I se flowet på jeres egne data, så book en demo.
