Provisionssoftware til europæiske salgsteams: det korte svar
Provisionssoftware til et dansk, nordisk eller europæisk salgsteam skal mere end at regne. Den skal opbevare løndata i EU under en databehandleraftale efter GDPR, sende godkendt provision videre til jeres lokale lønsystem, kunne håndtere deals i flere valutaer og understøtte danske regler om feriepenge, provision under sygdom og løngennemsigtighed. Brug tjeklisten nedenfor over for alle leverandører, før I skriver under.
Guiden er til salgsledere, økonomi og HR, der sammenligner værktøjer til provision. Den er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Tjek de regler, der gælder for jer, med jeres advokat eller revisor. Den grundlæggende definition står i ordbogen under provisionssoftware.
Derfor skal europæiske teams have deres egen tjekliste
Mange provisionsværktøjer er bygget til det amerikanske marked først. Det ses i detaljerne: eksempler i dollars, skatteindhold om amerikanske blanketter og delstatslove, integrationer til amerikanske lønudbydere og data, der ligger, hvor leverandøren startede. Det er ikke forkert. Det svarer bare ikke på de spørgsmål, en europæisk køber skal stille.
I Europa er provision både persondata og løn. Det betyder, at et provisionsværktøj skal passe ind i tre sæt regler:
- Databeskyttelse: GDPR afgør, hvor provisionsdata må behandles, og hvad jeres aftale med leverandøren skal indeholde.
- Ansættelsesret: i Danmark og mange andre lande indgår provision, når feriepenge, løn under sygdom og løn i opsigelsesperioden skal beregnes.
- Løngennemsigtighed: EU's løngennemsigtighedsdirektiv regner provision og bonus som løn, så reglerne bag dem skal være objektive og dokumenterede.
Hertil kommer det praktiske: lønsystemer, der er forskellige fra land til land, deals i euro, kroner og andre valutaer, og sælgere, der helst vil læse deres opgørelse på deres eget sprog.
Tjekliste: det skal I spørge leverandøren om
Kopier spørgsmålene ind i jeres vurdering, og stil de samme spørgsmål til alle leverandører. Et klart, skriftligt svar er et godt tegn. "Det er på vores roadmap" er også et svar, men spørg efter en dato.
| Område | Spørg leverandøren | Et godt svar |
|---|---|---|
| Hvor data ligger | Hvor hostes applikation, database, filer og backup? | Navngivne regioner i EU/EØS for det hele, på skrift |
| Overførsel uden for EØS | Behandler en underdatabehandler vores data uden for EØS? | Nej, eller et navngivet overførselsgrundlag efter GDPR kapitel V |
| Databehandleraftale | Kan vi læse jeres databehandleraftale, før vi skriver under? | En offentlig databehandleraftale, der opfylder GDPR artikel 28 |
| Underdatabehandlere | Hvilke underdatabehandlere bruger I, og hvordan får vi besked om ændringer? | En opdateret liste, varsel og ret til indsigelse |
| Adgang til løndata | Hvem kan se en sælgers provision, også hos jer selv? | Adgang efter rolle; leverandøren kun ved support, og det logges |
| Løn | Hvordan kommer godkendt provision over i vores lønsystem? | En direkte integration eller en lønfil lavet til jeres system |
| Regnskab | Kan provisionen bygge på fakturaer, dækningsbidrag eller kreditnotaer fra regnskabet? | En integration til det regnskabssystem, I bruger |
| Valuta | Hvad sker der med en deal i EUR, når sælgeren får løn i DKK, SEK eller NOK? | Beløb og valuta holdes sammen, med klare regler for kurs og dato |
| Ferie og sygdom | Kan vi beregne provision under ferie og sygdom efter vores regler? | Ja, fx som et gennemsnit over en periode, I vælger |
| Korrektioner | Hvad sker der, når en deal ændres, efter perioden er godkendt? | En korrektion på næste opgørelse, med spor |
| Løngennemsigtighed | Kan vi dokumentere reglerne og trække provision ud pr. sælger, rolle og periode? | Reglerne ligger i systemet, og der er eksport pr. sælger og periode |
| Sprog | Hvilke sprog findes sælgerappen og opgørelserne på? | De sprog, jeres sælgere faktisk arbejder på |
| Support | Hvem svarer på support, på hvilket sprog og i hvilken tidszone? | Folk i jeres tidszone, der kender jeres lønopsætning |
| Pris | Hvad koster det pr. sælger, hvilke andre gebyrer er der, og i hvilken valuta? | Klare priser, med opstartsomkostninger oplyst på forhånd |
| Exit | Kan vi eksportere alle opgørelser, hvis vi stopper, og hvornår slettes data? | Fuld eksport og sletteregler i databehandleraftalen |
Afsnittene nedenfor forklarer, hvorfor hvert område betyder noget, og hvordan Prowi svarer på det.
1. Hvor data ligger, og GDPR
Provisionsdata er persondata: navne, løn, resultater og nogle gange noter om uenigheder. Når en leverandør beregner provision for jer, er jeres virksomhed som regel dataansvarlig, og leverandøren er databehandler. GDPR artikel 28 kræver en skriftlig aftale mellem de to, databehandleraftalen. Persondata må kun overføres til lande uden for EØS på de betingelser, der står i GDPR kapitel V.
"Hostet i EU" kan betyde forskellige ting. Spørg, hvor hver del kører: applikationen, databasen, filerne, backup og de værktøjer, der bruges til mail og support. Stil det samme spørgsmål om hver underdatabehandler.
Sådan gør Prowi: ifølge Prowis privatlivspolitik opbevares og behandles persondata i EU. Applikationen kører på Heroku i AWS EU-Central-1 (Frankfurt, Tyskland), og databasen ligger i AWS EU-North-1 (Stockholm, Sverige). Prowis databehandleraftale er en del af alle kundeaftaler, ligger offentligt på sitet og følger Datatilsynets standardkontrakt. GDPR FAQ svarer på de spørgsmål, databeskyttelsesrådgivere typisk stiller, blandt andet om opbevaring, brud på datasikkerheden og tilsyn.
2. Lokalt lønsystem og regnskab
Provisionen er ikke færdig, når den er beregnet. Den skal lande på lønsedlen med den rigtige lønart i den rigtige periode. I Norden betyder det som regel et lokalt lønsystem med sit eget importformat. Er leverandørens svar "eksporter en CSV-fil og ret den til i Excel", er der nogen, der skal gøre det hver måned.
Sådan gør Prowi: når en periode lukker, går hver sælgers opgørelse til godkendelse. Godkendt provision lægges på sælgerens saldo i Prowi og sendes videre til lønnen, direkte til Zenegy eller som lønfil til fx Danløn, Visma Dataløn, Lessorløn og Visma Enterprise. Bygger provisionen på fakturaer eller dækningsbidrag, har Prowi integration til e-conomic, Dinero og Fenerum.
3. Valuta
Et dansk team, der sælger til Tyskland eller Sverige, kan have deals i DKK, EUR og SEK i samme pipeline. Provisionen bliver forkert, når beløb lægges sammen uden deres valuta, så 1 euro tæller som 1 krone. Spørg leverandøren, hvordan beløb og valuta gemmes, hvilken kurs der bruges på hvilken dato, og i hvilken valuta sælgeren får udbetalt.
Deals i Pipedrive har deres egen valuta. Når Prowi henter et beløbsfelt fra Pipedrive, bliver det et beløb med dealens valuta, så valutaen ikke går tabt undervejs. Se vores guide til provision i Pipedrive og Prowi som provisionssoftware til Pipedrive.
4. Danske ansættelsesregler
I mange europæiske lande indgår provision i lønnen, når ferie, sygdom og opsigelse skal beregnes. Et provisionsværktøj bestemmer ikke reglerne, men det skal have de data, I skal bruge for at følge dem. I Danmark gælder blandt andet:
- Feriepenge: efter ferieloven får en medarbejder med ferie med løn kompensation for den provision, der mistes på grund af ferien (§ 17). Får medarbejderen feriegodtgørelse, er det 12,5 % af den provision, der svarer til den indtægt, der mistes ved ferien (§ 19). Læs guiden om feriepenge af provision, eller prøv feriepenge-beregneren.
- Sygdom og barsel: en provisionslønnet funktionær har ret til den provision, vedkommende antagelig ville have tjent, hvis fraværet ikke var sket (funktionærloven § 9, stk. 3). I praksis bruges ofte et gennemsnit over en referenceperiode. Læs guiden om provision under sygdom og barsel, eller prøv beregneren.
- Fratræden: hvad der sker med provision på deals, der lukker, efter sælgeren er stoppet, afhænger af aftalen og loven. Se provision ved opsigelse og overblikket over funktionærloven og provision.
Sverige, Norge, Tyskland og andre lande har deres egne regler og overenskomster. Spørg leverandøren, om I kan beregne gennemsnit over en periode, I selv vælger, og lægge manuelle korrektioner ind, og tjek reglerne i hvert land med jeres advokat eller lønudbyder. Provision beskattes i øvrigt som løn i Danmark; se skat af provision.
5. EU's løngennemsigtighedsdirektiv
EU's løngennemsigtighedsdirektiv (2023/970) regner provision og bonus som løn. Lønnen skal bygge på objektive, kønsneutrale kriterier, som medarbejderne har adgang til, forskelle i variabel løn skal opgøres for sig, og medarbejdere kan bede om det gennemsnitlige lønniveau fordelt på køn for samme arbejde. Medlemslandene skulle gennemføre direktivet senest 7. juni 2026. I Danmark foreslår lovforslag L 68, at reglerne gælder fra 1. marts 2027. Forslaget var ikke vedtaget pr. 28. oktober 2026.
For provisionssoftware betyder det tre ting. Reglerne for ordningen skal ligge i systemet og ikke i hovedet på en enkelt person. Sælgerne skal kunne se, hvordan deres provision er beregnet. Og I skal kunne trække provision ud pr. sælger, rolle og periode til lønredegørelsen. Læs mere i guiden om EU's løngennemsigtighedsdirektiv og provision.
Sådan gør Prowi: Prowi beregner provisionen ud fra CRM-data efter de regler, I har sat op, og sælgerne ser deres optjening og de deals, der ligger bag, i mobilappen og på web. Hver opgørelse bliver godkendt, og ændringer efter godkendelsen lander som korrektioner på næste opgørelse, så historikken pr. sælger og periode bliver gemt.
6. Sprog, support og pris
Et værktøj, sælgerne ikke forstår, er et værktøj, de ikke stoler på. Tjek, hvilke sprog sælgerappen og opgørelserne findes på, og om supporten svarer på jeres sprog og i jeres tidszone. Spørg om prisen pr. sælger, eventuelle platforms- eller opstartsgebyrer og den valuta, I bliver faktureret i, så I kan sammenligne leverandørerne på samme grundlag.
Prowi er en dansk virksomhed, bygget til nordiske salgsteams. Priserne står på prissiden.
Sådan passer Prowi ind
Prowi beregner provision live ud fra jeres CRM- og ERP-data og viser sælgerne deres optjening i en mobilapp (iOS og Android) og på web. Prowi kobles på HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 og Podio og på nordiske løn- og regnskabssystemer; se alle integrationer. Når en periode starter, opretter Prowi en opgørelse for hver sælger, som opdateres live gennem perioden. Når perioden lukker, går opgørelsen til godkendelse, og godkendt provision sendes videre til lønnen. Clawbacks, korrektioner og salgskonkurrencer kører på de samme data.
Ofte stillede spørgsmål
Er provisionssoftware GDPR-kompatibel?
Software er ikke GDPR-kompatibel i sig selv; det afgøres af aftalen og brugen. Tjek, at leverandøren skriver under på en databehandleraftale efter artikel 28, oplyser sine underdatabehandlere, holder data i EU/EØS eller bruger et gyldigt overførselsgrundlag og begrænser, hvem der kan se løndata.
Hvad betyder det, at data ligger i EU?
At leverandøren opbevarer og behandler jeres provisionsdata i datacentre i EU eller EØS. Bed om navngivne regioner for applikation, database, filer og backup, og tjek, at underdatabehandlerne følger samme regel. Prowis applikation kører i Frankfurt og databasen i Stockholm.
Skal vi have en databehandleraftale med leverandøren af provisionssoftware?
Ja, i de fleste tilfælde. Når leverandøren behandler jeres medarbejderes løndata på jeres vegne, er den databehandler, og GDPR artikel 28 kræver en skriftlig aftale. Prowis databehandleraftale ligger på prowi.io/dpa.
Hvilken provisionssoftware virker med Pipedrive?
Se efter et værktøj, der henter vundne deals, produkter og egne felter fra Pipedrive, beholder hver deals valuta og sender godkendt provision videre til lønsystemet. Det gør Prowi, og data ligger i EU; se Pipedrive-integrationen.
Gælder løngennemsigtighedsdirektivet også for provision?
Ja. Direktivets lønbegreb omfatter variable elementer som provision og bonus, og forskelle i variabel løn skal opgøres for sig. I Danmark foreslår lovforslag L 68, at reglerne gælder fra 1. marts 2027.
Vil I se, hvordan det virker med jeres eget CRM og lønsystem? Book en demo.